Comunicação assíncrona, essa reunião poderia ter sido um e-mail – Você recebe um recado no WhatsApp, a pessoa está te desejando um bom dia e perguntando como você está. Até que você responda a este cumprimento nada será enviado. Em alguns momentos não estamos disponíveis para fazer explanações sobre o nosso dia ou fingir que estamos bem, mas temos urgência em resolver o assunto que virá a seguir.
Também existem os ansiosos, aqueles que perguntam algo que não é urgente naquele momento e, caso você não responda no primeiro minuto, passam a te enviar seguidos pontos de interrogação.
Em ambos os casos é angustiante, não é mesmo? Ainda existe quem mande mensagem às 06h da manhã, 40 minutos antes de o seu despertador tocar. Ou os que enviam e-mails importantes pelas 02h da madrugada. O que posso te dizer é que nem sempre a pessoa está querendo te irritar ou esperando que você responda naquele minuto (exceto o ansioso dos seguidos pontos de interrogação).
Há de se definir qual comunicação é síncrona – precisa ser respondida naquele momento, e qual pode ser assíncrona – quando se comunica algo sem esperar que a resposta seja imediata. As equipes mais entrosadas e assertivas fazem bom uso da comunicação em ambas as formas e por isso é essencial que haja esta separação.
A comunicação assíncrona beneficia o estado de fluxo mental e o trabalho focado. O estado de fluxo mental é um momento em que estamos tão focados, que até perdemos a noção do tempo, e tal estágio não pode ser atingido com interrupções constantes. Ou seja, quando seu trabalho de fato “RENDE”. É bem interessante observar que as pessoas são diferentes e podem estar no estado de fluxo mental em horários diversos. A comunicação assíncrona permite que uma pessoa em estado de fluxo mental ao amanhecer trabalhe perfeitamente bem com outra pessoa em estado de fluxo mental na madrugada. Simples, né?
Dicas para trabalhar com comunicação assíncrona em equipes: 1- defina o canal de comunicação (Trello, Asana, Notion, Google Workspace, e-mail são bons exemplos e contam com ferramentas adequadas); 2- estipule prazos para o projeto, tenha data de entrega para cada parte do processo; 3- distribua claramente as tarefas e o rendimento esperado de cada um da equipe; 4- defina o que seria motivo para procurar um membro da equipe de forma emergencial (comunicação síncrona) e qual seria este canal de comunicação (WhatsApp, ligação, reunião em vídeo ou presencial); 5- ao finalizar o projeto ou tarefa faça uma reunião de feedback, para que possa mensurar o resultado.
Dentre os benefícios da Comunicação assíncrona temos a maior concentração dos envolvidos, aumento da capacidade de organização e gestão do tempo, criação de registro de comunicação a que se pode acessar a todo o momento para realizar consultas. Sendo assim diminui a ansiedade e favorece a paciência entre a equipe (nada de enviar mil e um pontos de interrogação no WhatsApp e nada de agendar uma reunião que poderia ter sido um e-mail).
Depois é só ajustar a comunicação síncrona e te garanto que o ambiente de trabalho será um lugar mais tranquilo. A comunicação importa para muito além dos panfletos entregues aos clientes.